Dina uppgifter ska behandlas med respekt.

1. Personuppgiftsansvarig

Voltverket AB, organisationsnummer 559527-4738, är personuppgiftsansvarig för uppgifter om webbplatsbesökare, test- och abonnemangskontakter, kontoanvändare, supportkontakter och fakturering. När ett kundföretag använder Tilero för uppgifter om sina egna kunder är kundföretaget personuppgiftsansvarigt och Voltverket AB personuppgiftsbiträde.

2. Uppgifter vi behandlar

• Kontakt och test: namn, företag, e-postadress, telefonnummer och det du själv skriver.
• Konto och avtal: inloggningsuppgifter, roll, personlig licens, företagsinställningar, abonnemangsstatus, godkänd villkorsversion och faktureringsuppgifter.
• Offert och ÄTA: mottagare, dokumentversion, belopp, personlig länks status, öppningstid, kundens namn, beslut, kommentar och beslutstid. IP-adress sparas endast i hashad form som del av godkännandets revisionsspår.
• Support: ärenden, meddelanden och uppgifter som behövs för att lösa problemet.
• Användaraktivitet: senaste aktivitet, inloggningstillfällen, använda delar av appen, viktiga framsteg som skapad PDF eller skickad offert och typ av tekniskt fel.
• Webbstatistik: sidans sökväg, händelsetyp och tidpunkt. IP-adressen används tillfälligt för dubblettskydd men sparas inte i klartext.

Tilero registrerar inte tangenttryckningar, skärminspelningar eller innehållet i offerter som användarstatistik.

3. Varför och med vilket stöd

• För att besvara en test-, abonnemangs- eller uppstartsförfrågan och vidta åtgärder inför avtal.
• För att leverera och administrera tjänsten enligt avtalet.
• För vårt berättigade intresse av säkerhet, begränsad användarsupport, felsökning och produktförbättring.
• För fakturering, bokföring och andra rättsliga skyldigheter.
• För marknadsföring endast när det är tillåtet och med enkel möjlighet att tacka nej. Separat samtycke används när det krävs.

4. Hur länge uppgifterna sparas

• Webbplatsens enkla händelser: högst 120 dagar.
• Detaljerad användaraktivitet i appen: högst 90 dagar.
• Test- eller abonnemangsförfrågan som inte leder till avtal: normalt högst 12 månader efter senaste kontakt.
• Supportärenden: normalt högst 24 månader efter att ärendet avslutats.
• Konto- och projektdata: under avtalet samt normalt högst 90 dagar efter avslut, med möjlighet till export under de första 30 dagarna.
• Bokföringsunderlag: så länge bokföringslagstiftningen kräver, normalt sju år.

Uppgifter kan sparas längre när det krävs enligt lag eller för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk. Därefter raderas eller anonymiseras de.

5. Leverantörer och AI

Tilero använder leverantörer för drift, datalagring, e-post, support och AI-funktioner. De får endast behandla uppgifter för avtalade ändamål och med lämpliga skydd. Aktuell information finns i personuppgiftsbiträdesavtalet.

Offertcoachen är en AI-funktion. Servern begränsar det automatiska underlaget till beräkningsfält och tekniska val. Kundtexter, kontaktuppgifter och bilder skickas inte som automatiskt offertunderlag. Din egen fråga skickas däremot till AI-leverantören. Vanliga e-postadresser, telefon- och identitetsnummer filtreras, men filtret kan inte identifiera alla personuppgifter. Skriv därför inte namn, adresser, känsliga uppgifter eller andra identifierande uppgifter i frågan. Kontrollera alltid AI:s råd.

CRM:s AI kan på administratörens begäran använda företagets kontakt- och ärendeunderlag för att hjälpa till med kunduppföljning. Det är en annan funktion än offertcoachen. AI-anrop görs utan lagring av svar i leverantörens Responses-historik (store: false); detta är inte ett löfte om att leverantören saknar andra drift- eller säkerhetsloggar.

6. Överföring utanför EU/EES

Om en leverantör eller dess personal behandlar uppgifter utanför EU/EES används ett giltigt rättsligt stöd, till exempel beslut om adekvat skyddsnivå eller EU-kommissionens standardavtalsklausuler, tillsammans med kompletterande skydd när det behövs.

7. Säkerhet och personnummer

Tilero använder åtkomstkontroll, separata företagsytor, skyddade inloggningar, krypterad överföring och loggning av relevanta säkerhetshändelser. ROT-personnummer används bara när kunden aktiverat ROT-underlag. De ska inte förekomma i produktanalys eller AI-underlag. Åtkomsten begränsas till behöriga användare.

Offlineläget sparar lokala kopior på din enhet. De är inte en separat säkerhetskopia och försvinner om webbläsarens data rensas. Använd skärmlås och rensa kontots lokala kopior när en enhet lämnas vidare. Läs mer om lagringen och rensningen på Cookies och lokal lagring.

8. Dina rättigheter

Du kan begära tillgång, rättelse, radering eller begränsning, invända mot behandling som grundas på berättigat intresse och begära dataportabilitet när reglerna gäller. Kontakta support@tilero.se. Du har även rätt att lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten, imy.se.

9. Statistik och nyhetsbrev

Hemsidans statistik startar bara efter ditt aktiva samtycke. Du kan återkalla det via Cookieinställningar. Appens begränsade drift- och supportloggning är separat från denna valfria webbstatistik. Läs mer på Cookies och lokal lagring.

Nyhetsbrev är frivilligt och separat från kontot. Vi sparar e-postadress, begäran, samtyckesversion och bekräftelsetid. Nya prenumerationer aktiveras först när du bekräftar mejlet. Obekräftade förfrågningar gallras efter 30 dagar vid nästa hantering av nyhetsbrevslistan. Avregistrera via nyhetsbrevet eller hemsidan. En spärrpost kan behållas för att respektera att du tackat nej. Konto-, boknings- och supportmejl påverkas inte av ett nej till nyhetsbrev.

Provperiod och begäran om radering

För att motverka upprepade provperioder finns ett separat register över organisationsnummer och tidigare test. Det tas inte automatiskt bort när ett testföretag tas bort i CRM. För en enskild firma kan organisationsnumret vara ett personnummer. Kontakta support@tilero.se för information, invändning eller prövning av radering. En sådan begäran ska bedömas särskilt och får inte avslås enbart för att CRM-posten har tagits bort.

Fullständig kontoexport, avtalsavslut och radering hanteras genom support. Gallringsfristerna ovan är våra åtaganden; de innebär inte att ett klick på Ta bort i CRM automatiskt raderar alla uppgifter hos samtliga leverantörer. Rättsliga bevarandekrav och kundföretagets instruktioner kontrolleras innan en slutlig radering.

10. Ändringar

Policyn uppdateras när behandlingen förändras. Vid en väsentlig förändring informerar vi kontoanvändare på ett tydligt sätt innan den börjar gälla.